{"id":65994,"date":"2019-02-18T19:07:50","date_gmt":"2019-02-18T19:07:50","guid":{"rendered":"https:\/\/trainanddevelop.ca\/10-reasons-to-use-a-training-record-management-system\/"},"modified":"2026-04-28T12:03:07","modified_gmt":"2026-04-28T12:03:07","slug":"10-reasons-to-use-a-training-record-management-system","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/trainanddevelop.ca\/fr\/blog\/10-reasons-to-use-a-training-record-management-system\/","title":{"rendered":"10 raisons d'utiliser un syst\u00e8me de gestion des enregistrements de formation"},"content":{"rendered":"

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Bien que la technologie ait beaucoup \u00e9volu\u00e9 au cours des derni\u00e8res d\u00e9cennies, de nombreuses organisations utilisent encore des syst\u00e8mes de classement papier pour la gestion des dossiers de formation. D'autres organisations ont commenc\u00e9 \u00e0 num\u00e9riser leurs dossiers, en utilisant des applications telles que Microsoft Excel. Malheureusement, ce type de syst\u00e8me est d\u00e9centralis\u00e9 et incapable de stocker efficacement toutes les informations qui accompagnent la formation continue de chaque employ\u00e9.<\/p>\n

Tout comme les m\u00e9thodes de communication ont \u00e9volu\u00e9 au fil du temps, la gestion des enregistrements de formation a \u00e9galement \u00e9volu\u00e9. Il existe une meilleure fa\u00e7on de suivre les enregistrements des programmes de formation \u00e0 l'\u00e9chelle de l'entreprise, et elle s'appelle un syst\u00e8me de gestion des enregistrements de formation (TRMS).<\/p>\n

Voici les 10 principales raisons pour lesquelles un syst\u00e8me de gestion des dossiers de formation simplifie le processus de gestion des dossiers et facilite la conformit\u00e9.<\/p>\n

1. Int\u00e9grer un syst\u00e8me actuel<\/strong>
\nUn syst\u00e8me de gestion des dossiers de formation peut prendre un syst\u00e8me de gestion des dossiers existant, tel que Microsoft Excel, et importer rapidement les donn\u00e9es. Aucune information historique sur les programmes de formation pass\u00e9s n'est perdue, et mieux encore, le TRMS peut analyser les anciennes donn\u00e9es.<\/p>\n

Un syst\u00e8me de gestion des enregistrements de formation stocke \u00e9galement d'autres types de fichiers, tels que des .jpg et des PDF, permettant le t\u00e9l\u00e9chargement de donn\u00e9es connexes, telles que des images de certificats. La fonctionnalit\u00e9 de glisser-d\u00e9poser rend l'ensemble du processus de t\u00e9l\u00e9chargement rapide et facile.<\/p>\n

2. Assignation automatique de formation<\/strong>
\nGr\u00e2ce \u00e0 une matrice conviviale, plusieurs formations peuvent \u00eatre rapidement attribu\u00e9es \u00e0 de nombreux employ\u00e9s. La matrice permet \u00e9galement de personnaliser les formations en fonction du lieu, du d\u00e9partement et du r\u00f4le d'une personne au sein de l'entreprise, tout en \u00e9tant suffisamment cibl\u00e9e pour attribuer des formations sp\u00e9cifiques \u00e0 des employ\u00e9s individuels.<\/p>\n

3. R\u00e9duire la non-conformit\u00e9<\/strong>
\nUn syst\u00e8me de gestion des dossiers de formation permet aux administrateurs d'envoyer automatiquement des notifications par e-mail aux employ\u00e9s concernant les nouveaux cours \u00e0 suivre et des rappels sur les dates limites de formation imminentes.<\/p>\n

Les recherches montrent que les rappels par e-mail am\u00e9liorent les taux de r\u00e9ponse. Les t\u00e2ches d'identification des personnes qui ont encore besoin de suivre une formation et d'envoyer des rappels deviennent exponentiellement plus faciles lorsque l'ensemble du processus est automatis\u00e9.<\/p>\n

4. Rechercher rapidement des enregistrements et ex\u00e9cuter des rapports<\/strong>
\nCentralis\u00e9, bas\u00e9 sur le cloud syst\u00e8me de gestion des dossiers de formation<\/a> offre aux utilisateurs la possibilit\u00e9 de rechercher rapidement et efficacement dans les bases de donn\u00e9es, de trouver des enregistrements et d'extraire des rapports sp\u00e9cifiques. S'il existe certains rapports qui sont utilis\u00e9s souvent, ils peuvent \u00eatre planifi\u00e9s pour acc\u00e9l\u00e9rer la collecte d'informations et la prise de d\u00e9cision.<\/p>\n

5. Am\u00e9liorer l'analyse<\/strong>
\nAnalysez les r\u00e9sultats des formations et identifiez les tendances qui se d\u00e9gagent des donn\u00e9es en g\u00e9n\u00e9rant des rapports d\u00e9taill\u00e9s \u00e0 partir des informations stock\u00e9es dans le syst\u00e8me de gestion des dossiers de formation. Par exemple, si les r\u00e9sultats d'une formation indiquent qu'un tiers des collaborateurs a obtenu une note inf\u00e9rieure \u00e0 75% pour un module de formation, on peut en d\u00e9duire que l'entreprise a besoin d'un accompagnement suppl\u00e9mentaire sur ce sujet.<\/p>\n

6. Offrir plusieurs points d'acc\u00e8s<\/strong>
\nL'utilisation g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e de la technologie signifie que les gens passent plus de temps sur des appareils connect\u00e9s \u00e0 Internet, tels que les t\u00e9l\u00e9phones portables, les tablettes et les ordinateurs portables. Un syst\u00e8me de gestion des enregistrements de formation est compatible avec tous ces appareils, am\u00e9liorant grandement l'accessibilit\u00e9 des enregistrements pour les employ\u00e9s et les administrateurs.<\/p>\n

7. R\u00e9duire les co\u00fbts op\u00e9rationnels<\/strong>
\nLa collecte, le suivi et la modification manuels des enregistrements n\u00e9cessitent des ressources sous forme de salaires et de temps des employ\u00e9s. Un TRMS r\u00e9duit le temps et les efforts n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion des enregistrements de formation, permettant ainsi \u00e0 une entreprise d'utiliser ces ressources ailleurs.<\/p>\n

8. Am\u00e9liorer la s\u00e9curit\u00e9 des enregistrements<\/strong>
\nUn syst\u00e8me de gestion des dossiers de formation n'est accessible qu'aux utilisateurs autoris\u00e9s, les administrateurs ayant le pouvoir de choisir qui peut acc\u00e9der \u00e0 quelles parties du syst\u00e8me, ce qui rend les donn\u00e9es des employ\u00e9s plus s\u00e9curis\u00e9es.<\/p>\n

Un autre avantage en mati\u00e8re de s\u00e9curit\u00e9 d'un TRMS est que moins d'informations sensibles sont facilement disponibles dans le monde. Pas besoin d'imprimer, de distribuer, de collecter et de d\u00e9truire, car tout est conserv\u00e9 dans le syst\u00e8me.<\/p>\n

9. R\u00e9duire l'empreinte physique<\/strong>
\nLe classement papier prend de la place physique dans un bureau. Non seulement un TRMS \u00e9limine les exigences de stockage des dossiers de formation papier, mais il offre \u00e9galement une capacit\u00e9 de stockage exponentiellement plus grande. Conservez plus de dossiers pendant de plus longues p\u00e9riodes tout en occupant un espace suppl\u00e9mentaire insignifiant.<\/p>\n

10. Travailler vers la durabilit\u00e9<\/strong>
\nQue la soci\u00e9t\u00e9 se fixe ou non des objectifs de durabilit\u00e9, la num\u00e9risation des processus \u00e0 l'aide d'un syst\u00e8me de gestion des registres de formation r\u00e9duit la quantit\u00e9 de papier \u00e0 acheter, \u00e0 utiliser et \u00e0 \u00e9liminer.<\/p>\n

Contactez les experts de BIS Safety Software pour poser des questions ou demander une d\u00e9monstration de leur syst\u00e8me de gestion des dossiers de formation d\u00e8s aujourd'hui !<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Although technology has come a long way in the past few decades, many organizations still use paper filing systems for training record management…<\/p>","protected":false},"author":9,"featured_media":65996,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"om_disable_all_campaigns":false,"footnotes":""},"categories":[1445],"tags":[],"class_list":["post-65994","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog"],"acf":[],"aioseo_notices":[],"aioseo_head":"\n\t\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t