Automatisez vos affectations de formation avec la matrice de formation
Les professionnels de la sécurité du monde entier ont souvent du mal à suivre efficacement les exigences de sécurité pour leur personnel spécialisé. Ceci, associé à la diversité des sites et des chantiers de l'entreprise, nécessite une nouvelle approche, une approche qui abandonne le classeur et adopte le logiciel.
Grâce à un puissant outil de Matrice de Formation, vous pouvez rapidement et efficacement adapter la formation à différents rôles et emplacements au sein de votre organisation. La Matrice de Formation BIS peut être configurée pour répondre aux exigences uniques de votre entreprise. Avec un clic simple, vous pouvez attribuer une formation à un rôle particulier et qu'elle soit automatiquement attribuée à toutes les personnes qui en ont besoin. C'est aussi simple que ça !
Utiliser la Matrice de Formation pour Assigner Automatiquement :
Formation des employés
Formulaires numériques
Plans d'entraînement
Les exigences de formation sont automatiquement attribuées à l'utilisateur en fonction de ses rôles et de sa localisation. Si un employé modifie l'un ou l'autre de ces éléments, la matrice de formation se mettra automatiquement à jour et poussera la formation requise vers son profil pour s'assurer qu'il est toujours prêt à travailler, où qu'il se trouve !
La Matrice de Formation Envoie des Notifications Automatisées
Rapport récapitulatif de la matrice à la demande
Identifiez les lacunes de formation en un coup d'œil !
Des rapports robustes sont un aspect crucial de votre programme de sécurité et de formation. Pouvoir voir l'état de la formation de vos employés aidera à garder tout le monde préparé pour chaque jour de travail.
Le résumé de la matrice de formation montre un rapport codé par couleur pour voir exactement ce qui expire, ou si tout va bien !
En savoir plus
Les grandes organisations trouvent souvent que la gestion et le suivi de la formation de leurs employés sont difficiles car ils nécessitent d'énormes investissements en temps et en énergie. Souvent, cela est dû au fait que les systèmes de classement sur papier introduisent des erreurs humaines et nécessitent une vérification manuelle. Pour surmonter ces défis, la solution consiste à automatiser l'ensemble du processus. Mais cela amène de nombreuses organisations à se demander : “ Par où commencer ? ”
La réponse est simple. Pour commencer l'automatisation, créez votre matrice de formation spécifique à votre entreprise en créant des rôles d'employés et des sujets de formation, puis en attribuant des exigences de formation spécifiques aux rôles, comme l'attribution des premiers secours comme exigence pour les rôles de superviseur. Vous pouvez même contrôler les exigences de formation en fonction de la localisation des employés pour tenir compte des différences régionales en matière de réglementation de sécurité. Une fois configuré, le système diffuse automatiquement les exigences de formation spécifiées aux employés en fonction de leur rôle et de leur localisation.
Le système permet également de suivre les dossiers des employés et met à jour automatiquement les exigences de formation au fur et à mesure qu'elles sont accomplies. Les gestionnaires peuvent alors voir quels employés ont une formation à jour et lesquels ont besoin d'une formation supplémentaire. À mesure que la formation est accomplie, les dates d'expiration des certificats et les notifications de renouvellement sont automatisées afin de rappeler aux employés et à leurs gestionnaires toute formation qui expire dans les 90 jours ou qui a déjà expiré. Le suivi est si détaillé qu'en un seul clic, vous pouvez télécharger une analyse des écarts qui identifie tous les problèmes de conformité potentiels et les formations manquantes dans un rapport Excel facile à suivre.
Exigences de formation géographique
Avec des devoirs avancés supplémentaires
Avec une technologie d'attribution avancée, vous pouvez configurer la matrice pour attribuer automatiquement différentes exigences de formation en fonction de :
- Lieux
- Rôle dans l'entreprise
- Une personne spécifique
- Régions entières
- Une ville spécifique,
- Département de l'entreprise
- Ou une division
En savoir plus
Il n'y a aucun problème à définir vos exigences de formation par rôle et par emplacement. Notre système permet de personnaliser facilement les exigences de formation de l'entreprise par emplacement et/ou par rôle. Ainsi, même si, par exemple, les opérateurs d'un emplacement ont besoin d'une formation sur les chariots élévateurs, mais pas dans d'autres emplacements, notre système peut le gérer.
Vous pouvez même choisir les cours exacts que vous accepterez pour chaque sujet de formation. Vous saisissez le sujet de formation (par exemple, Sécurité des chariots élévateurs), puis choisissez le fournisseur de formation (par exemple, XYZ Safety) et le format (par exemple, en ligne) que vous accepterez. Seule la formation répondant à ces exigences sera acceptée.
Des notifications automatiques sur l'expiration des cours sont envoyées aux travailleurs, aux responsables et aux administrateurs système afin de garantir que chacun, quel que soit son département, sa région ou sa localisation, sait où il en est en matière de conformité pour ses besoins de formation.
Programmes de certification personnalisés
Avec la Matrice de Formation, vous pouvez mettre en place votre propre programme de certification automatisé, spécifique à votre entreprise.
Chaque niveau de votre certification déclenchera automatiquement l'envoi de votre employé au niveau supérieur une fois qu'il aura rempli les prérequis.
Non seulement cela, mais le programme peut être créé pour permettre qu'un niveau soit satisfait de toute manière qui convient à votre organisation ; que cela signifie :
- Formation en ligne
- Formation en salle
- Coaching en personne
- Évaluations des compétences
- Ou toute combinaison !
Créez une certification d'entreprise qui s'étend sur une seule journée, une semaine, un mois, voire une année ! Vous avez le contrôle total de votre programme de certification.
Présentation des fonctionnalités
Compatibilité mobile
Application Sécurité BIS
Soutenez votre système de gestion de la santé et de la sécurité avec une seule application de sécurité pratique.
Avec BIS Safety App vous pouvez accéder à :
- Cours en ligne compatibles avec les mobiles
- Dossiers de formation des employés
- Formulaires de sécurité numérique
- Dossiers numériques
- Gestionnaire d'équipements et d'actifs
- Badges d'identification
- et plus
Téléchargez et conservez vos certificats de formation sur n'importe quel smartphone ou tablette.
Quelques-unes des grandes entreprises qui utilisent BIS Safety Software
Ce que disent nos clients
Comprendre la matrice d'entraînement
Une matrice de formation est un outil qui permet de suivre et de gérer les besoins en formation d'une équipe ou d'une organisation. Elle répertorie les compétences requises pour chaque poste, les employés qui possèdent ces compétences, et les formations qui sont nécessaires pour combler les écarts de compétences.
Une matrice de formation est une manière structurée de suivre les employés qui doivent suivre des formations spécifiques, en fonction de leur rôle, de leur site ou de leurs responsabilités.
Dans les environnements de sécurité et de conformité, une matrice de formation est utilisée pour montrer qui est qualifié pour effectuer des tâches spécifiques et où des lacunes existent. Elle met généralement en correspondance les travailleurs sur un axe et la formation ou les compétences requises sur l'autre, permettant aux équipes de sécurité de visualiser l'état de conformité d'un coup d'œil.
L'objectif d'une matrice de formation ne se limite pas à la tenue de registres. Elle soutient la préparation de la main-d'œuvre en aidant les organisations à prévenir le travail non qualifié et à démontrer la diligence raisonnable lors d'audits ou d'enquêtes.
Comment construire une matrice de formation ?
La création d'une matrice de formation est un processus structuré qui nécessite l'apport de la sécurité, des opérations et de la supervision.
La plupart des organisations commencent par dresser la liste des fonctions ou des postes, puis définissent les exigences de formation qui s'y rattachent. Cela comprend la formation obligatoire en matière de sécurité, les certifications d'équipement, les exigences spécifiques au site et les éventuels intervalles de recyclage. Les travailleurs sont ensuite associés aux rôles, et leur statut de formation est suivi par rapport à ces exigences.
Au fil du temps, la matrice doit être entretenue. Les changements de rôle, le nouvel équipement ou les réglementations mises à jour doivent être reflétés afin que la matrice reste exacte et utilisable, et pas seulement un document statique.
Puis-je créer une matrice de formation dans Excel ?
Oui, de nombreuses organisations commencent avec une matrice de formation dans Excel, surtout lorsque les équipes sont petites ou que les exigences sont limitées.
Une matrice basée sur Excel est généralement configurée avec les employés listés sur un axe et les formations ou certifications requises sur l'autre. Cela peut fournir une vue d'ensemble de qui a suivi les formations requises et où existent des lacunes.
À mesure que les exigences de formation augmentent, Excel peut devenir plus difficile à gérer. Les défis courants comprennent le maintien de la cohérence des versions, le suivi des dates d'expiration et la preuve que les enregistrements sont à jour et complets lors des audits. Pour cette raison, les équipes de sécurité réévaluent souvent si une feuille de calcul répond toujours à leurs besoins de conformité et opérationnels à mesure que l'organisation se développe.
Les 5 principaux composants d'une évaluation des besoins de formation sont :
1. Identifier leslacunes de performance
2. Examiner les objectifs organisationnels
3. Déterminer les compétences requises
4. Évaluer les ressources disponibles
5. Recommander des solutions de formation
Une évaluation des besoins de formation aide à déterminer quelle formation est nécessaire et pourquoi. Dans les contextes de sécurité et de conformité, elle comprend généralement cinq composantes pratiques.
La première est l'analyse des rôles et des tâches, qui identifie le travail effectué et où les risques existent. La deuxième est l'examen réglementaire et politique, qui définit les exigences de formation obligatoires. La troisième est l'évaluation des compétences, qui examine les qualifications et les performances actuelles des travailleurs. La quatrième est l'identification des écarts, où la formation manquante ou expirée est signalée. La cinquième est la priorisation, qui aide à déterminer quelle formation doit avoir lieu en premier en fonction des risques et de l'exposition.
Lorsqu'elle est réalisée correctement, une évaluation des besoins de formation alimente directement la matrice de formation, garantissant que les exigences de formation sont basées sur des besoins opérationnels réels plutôt que sur des suppositions.
