Système de gestion des dossiers de formation
Centralisez tous vos enregistrements de formation
Gestion des enregistrements
Progressez en toute sécurité
Simplifiez le téléchargement et le stockage des dossiers de vos employés ! Réduisez de nombreuses feuilles de calcul et déplacez vos données en un seul endroit pour les employés et les superviseurs. Avec notre gestion des dossiers robuste, vous pouvez suivre et gérer en toute sécurité les enregistrements de formation des employés à partir de :
Cours en ligne
Cours dispensés par un instructeur
Certificats historiques
Une fois les dossiers téléchargés, des alertes d'expiration automatiques peuvent être envoyées aux employés, aux superviseurs et aux gestionnaires pour aider à garantir que la formation de vos employés est toujours à jour.
Notifications d'expiration automatisées
Gardez une longueur d'avance sur les formations expirant grâce aux rappels automatisés de notre système. Les employés, les superviseurs et les administrateurs peuvent recevoir des alertes par e-mail 90, 60 et 30 jours avant l'expiration de toute certification ou formation, garantissant ainsi que rien ne passe inaperçu.
Les notifications de cours expirés peuvent également être consultées via :
- Rapports Excel
- Profils des utilisateurs
- Rapports du tableau de bord
- Base de données de gestion des enregistrements de formation
Rapports à la demande
Un élément clé d'un programme de formation efficace est d'avoir une visibilité claire et en temps réel sur les progrès de l'ensemble de votre organisation. Avec les outils de reporting avancés de BIS Safety Software, vous pouvez accéder instantanément à des informations détaillées sur le statut de la formation, identifier les certifications manquantes ou expirées, et combler les lacunes importantes avant qu'elles ne deviennent un risque. Le plus beau dans tout ça, c'est que vous pouvez y accéder à partir d'une plateforme unique et rationalisée.
Une génération de rapports complète à la demande vous permet de suivre la conformité avec précision, d'assigner la formation efficacement et de démontrer la diligence raisonnable. En transformant des données complexes en informations exploitables, vous vous assurez que votre personnel reste préparé, conforme et en sécurité, sans avoir recours à des feuilles de calcul déconnectées ou à un suivi manuel.
Le reporting contribue à combler le fossé de la formation
S'assurer que vos travailleurs sont correctement formés peut avoir d'énormes avantages :
Gestion des enregistrements de formation dans les environnements à forte conformité
Quelle est la meilleure façon de conserver les registres de formation ?
La méthode “ idéale ” dépend de l'ampleur de votre activité, mais pour les secteurs à forte conformité, la norme est une matrice de formation numérique centralisée.
- Stockage statique : Stocker des certificats dans des dossiers de personnel individuels ou des feuilles de calcul statiques. Cela échoue car cela ne peut pas vous alerter automatiquement lorsqu'une certification expire.
- Conformité active : En utilisant un logiciel dynamique qui relie le profil d'un employé aux exigences de son poste spécifique (par exemple, “ Conducteur de chariot élévateur ” nécessite “ Certificat de chariot élévateur ” + “ Induction sécurité ”). Cela garantit que si un enregistrement est manquant ou expiré, l'employé est automatiquement signalé comme non conforme.
Comment construire un suivi d'entraînement ?
De nombreuses organisations commencent à créer un suivi de formation à l'aide d'une feuille de calcul “ Matrice ” (répertoriant les noms des employés sur l'axe Y et les certifications sur l'axe X).
Bien qu'efficaces pour les petites équipes, les outils de suivi manuels présentent des risques de conformité importants pour les effectifs plus importants :
- Pas d'alertes automatiques : Excel ne peut pas vous envoyer un e-mail 30 jours avant l'expiration d'une licence.
- Gestion de version Il est difficile de savoir si vous regardez les données d'entraînement les plus récentes.
- Rupture de preuves Une cellule de feuille de calcul peut indiquer “ Formé ”, mais cela ne permet pas de récupérer instantanément la feuille de présence signée ou le certificat numérique requis lors d'un audit OSHA.
Combien d'années les registres de formation doivent-ils être conservés ?
Les périodes de conservation varient selon la réglementation et la juridiction, mais la règle d'or en matière de gestion de la sécurité est “Durée de l'emploi + Période de conservation.”
- Exigences de l'OSHA Les normes spécifiques (comme OSHA 1910.1020) exigent souvent que les documents soient conservés pendant la durée de l'emploi plus 30 ans s'ils se rapportent à la surveillance médicale ou à l'exposition.
- Meilleure pratique : Les logiciels de sécurité modernes résolvent ce problème en archivant indéfiniment dans le cloud les données d'utilisateurs “ inactives ”, vous garantissant ainsi de pouvoir toujours produire un historique de formation d'un ancien employé en cas de réclamation de responsabilité des années plus tard.
Voici les 5 étapes de la gestion des documents :
1. Création/Réception
2. Utilisation/Diffusion
3. Entretien
4. Disposition
5. Archivage
La gestion des documents est le processus structuré de gestion des documents tout au long de leur cycle de vie afin d'en assurer l'exactitude, l'accessibilité, la conformité et la protection juridique. Le cycle de vie comprend cinq étapes : Création ou réception, Classification et indexation, Utilisation active et maintenance, Stockage et protection, et Élimination ou archivage.
Dans les environnements de sécurité à haut risque, chaque étape implique une responsabilité accrue :
- Création ou Réception assure que les dossiers de formation, les inspections et les rapports d'incidents sont correctement enregistrés dès le départ.
- Classification et indexation lie les enregistrements à des rôles, des actifs ou des exigences réglementaires spécifiques.
- Utilisation et maintenance actives prend en charge la surveillance en temps réel des expirations, des certifications et des actions correctives.
- Stockage et protection sécurise les expositions sensibles ou les dossiers médicaux qui peuvent nécessiter de longues périodes de conservation.
- Disposition ou archivage suit des calendriers de conservation stricts pour se défendre contre de futurs audits ou litiges.
Compatibilité mobile
Application Sécurité BIS
Soutenez votre système de gestion de la santé et de la sécurité avec une seule application de sécurité pratique.
Avec BIS Safety App vous pouvez accéder à :
- Cours en ligne compatibles avec les mobiles
- Dossiers de formation des employés
- Formulaires de sécurité numérique
- Dossiers numériques
- Gestionnaire d'équipements et d'actifs
- Badges d'identification
- et plus
Téléchargez et conservez vos certificats de formation sur n'importe quel smartphone ou tablette.
Télécharger le Guide d'achat sur la gestion des dossiers de formation
Guide d’achat pour la gestion des dossiers de formation
Contient plus de 20 pages d'informations, notamment :
- Attentes en matière de prix
- Caractéristiques à rechercher
- Un tableau comparatif
Quelques-unes des grandes entreprises qui utilisent BIS Safety Software
Présentation des fonctionnalités
Matrice de formation
Matrice de formation
Notre fonctionnalité avancée de Matrice de Formation vous permet de personnaliser rapidement et facilement la formation pour chaque rôle et chaque emplacement de votre entreprise. Il vous suffit d'entrer une liste de rôles uniques dans l'entreprise (par exemple, chauffeur) et une liste de sujets de formation requis (par exemple, SIMDUT et TMD). Notre logiciel de gestion de la formation utilise ces informations pour générer automatiquement une matrice de formation pour votre entreprise. Pour attribuer une formation aux rôles, cliquez simplement sur les cases où le rôle et la formation requise se croisent. C'est aussi simple que cela !
Vous voulez définir des exigences de formation non seulement par rôle, mais aussi par emplacement ? Pas de problème. Notre logiciel de gestion de la formation vous permet de détailler votre entreprise pour personnaliser les exigences de formation par emplacement en plus du rôle. Ainsi, même si, par exemple, les chauffeurs d'un emplacement ont besoin d'une formation sur le long courrier, mais que les chauffeurs d'autres emplacements n'en ont pas besoin, notre système peut le gérer.
Vous souhaitez spécifier les cours que vous acceptez pour chaque sujet de formation ? Nous avons ce qu'il vous faut ! Entrez le sujet de formation (par exemple, Premiers secours), puis choisissez le fournisseur de formation (par exemple, ABC Inc.) et le format (par exemple, en classe) que vous accepterez. Seules les formations répondant à ces exigences seront acceptées.
Notre logiciel de gestion du suivi des employés basé sur le cloud automatisera également les notifications d'expiration des cours aux travailleurs, aux gestionnaires et aux administrateurs système. De cette façon, tout le monde sait où en est chaque département, région ou emplacement en termes de conformité à leurs exigences de formation.
Base de données d'enregistrements
Base de données d'enregistrements
Fatigué de chercher des dossiers de formation ? Frustré d'avoir des dossiers et des certificats stockés dans plusieurs endroits ? Nous pouvons vous aider.
Notre logiciel de gestion de formation en ligne permet non seulement de suivre et de gérer les enregistrements de formation et les certificats pour les cours suivis via notre LMS, mais il stocke, suit et génère également des rapports sur la formation dispensée en salle de classe, sur le terrain ou via un autre système !
Grâce à une fonction pratique de téléchargement Excel, vous pouvez créer des centaines de comptes utilisateurs et télécharger des milliers d'enregistrements de formation en quelques minutes. Une fois téléchargés, vous pouvez trier les enregistrements par prénom, nom de famille, titre du cours, prestataire de formation, date d'achèvement ou date d'expiration. Vous pouvez même télécharger des copies des certificats de formation pour chaque enregistrement de formation.
Analyse des écarts
Analyse des écarts
Une fois que vous avez attribué la formation requise à tous les employés, il est important de faire un suivi pour vous assurer que la formation est terminée. En un seul clic, vous pouvez générer un rapport d'analyse des écarts de formation pour déterminer quels employés sont en retard dans leur formation. Ce rapport formaté en Microsoft Excel fournit des détails sur le prénom et le nom de famille des employés, leur emplacement dans l'entreprise et les sujets de formation qui doivent être complétés.
Plan d'action !
Guide d'achat pour un système de gestion des registres de formation
Réduire la charge administrative sans perdre le contrôle
Ce guide décrit :
- Opportunités d'automatisation dans les flux de travail de formation
- Matrice de formation et logique d'affectation
- Migration et intégration des données : considérations
- Améliorations du reporting et de la visibilité
- Facteurs de coût au-delà des prix de base
Compatibilité Excel et gestion des données
La compatibilité des fichiers peut parfois freiner les organisations. Pour vous permettre d'avancer, BIStrainer utilise un système de gestion de données compatible avec Excel, ce qui en fait l'un des moyens les plus rapides pour votre entreprise de devenir sans papier. Téléchargez simplement les informations de votre entreprise sous forme de tableur, et notre système gérera centralement les données importantes pour vous et produira des fichiers XSL ou CSV sur demande.
Les tableurs Excel vous permettent de :
- Créer des comptes d'utilisateurs
- Mettre à jour les profils des utilisateurs
- Stocker les informations de formation, y compris les copies de certificats
- Télécharger les rapports de formation sur votre bureau
- Vérifier les employés avec la comparaison de la paie
- Convertir les fichiers de stockage de données pour une utilisation externe et interne
La gestion et les rapports de données compatibles avec Excel créent une communication transparente entre notre logiciel de gestion de la formation et les fichiers de tableur actuellement utilisés par vos différents départements.
