10 raisons d'utiliser un système de gestion des enregistrements de formation
Bien que la technologie ait beaucoup évolué au cours des dernières décennies, de nombreuses organisations utilisent encore des systèmes de classement papier pour la gestion des dossiers de formation. D'autres organisations ont commencé à numériser leurs dossiers, en utilisant des applications telles que Microsoft Excel. Malheureusement, ce type de système est décentralisé et incapable de stocker efficacement toutes les informations qui accompagnent la formation continue de chaque employé.
Tout comme les méthodes de communication ont évolué au fil du temps, la gestion des enregistrements de formation a également évolué. Il existe une meilleure façon de suivre les enregistrements des programmes de formation à l'échelle de l'entreprise, et elle s'appelle un système de gestion des enregistrements de formation (TRMS).
Voici les 10 principales raisons pour lesquelles un système de gestion des dossiers de formation simplifie le processus de gestion des dossiers et facilite la conformité.
1. Intégrer un système actuel
Un système de gestion des dossiers de formation peut prendre un système de gestion des dossiers existant, tel que Microsoft Excel, et importer rapidement les données. Aucune information historique sur les programmes de formation passés n'est perdue, et mieux encore, le TRMS peut analyser les anciennes données.
Un système de gestion des enregistrements de formation stocke également d'autres types de fichiers, tels que des .jpg et des PDF, permettant le téléchargement de données connexes, telles que des images de certificats. La fonctionnalité de glisser-déposer rend l'ensemble du processus de téléchargement rapide et facile.
2. Assignation automatique de formation
Grâce à une matrice conviviale, plusieurs formations peuvent être rapidement attribuées à de nombreux employés. La matrice permet également de personnaliser les formations en fonction du lieu, du département et du rôle d'une personne au sein de l'entreprise, tout en étant suffisamment ciblée pour attribuer des formations spécifiques à des employés individuels.
3. Réduire la non-conformité
Un système de gestion des dossiers de formation permet aux administrateurs d'envoyer automatiquement des notifications par e-mail aux employés concernant les nouveaux cours à suivre et des rappels sur les dates limites de formation imminentes.
Les recherches montrent que les rappels par e-mail améliorent les taux de réponse. Les tâches d'identification des personnes qui ont encore besoin de suivre une formation et d'envoyer des rappels deviennent exponentiellement plus faciles lorsque l'ensemble du processus est automatisé.
4. Rechercher rapidement des enregistrements et exécuter des rapports
Centralisé, basé sur le cloud système de gestion des dossiers de formation offre aux utilisateurs la possibilité de rechercher rapidement et efficacement dans les bases de données, de trouver des enregistrements et d'extraire des rapports spécifiques. S'il existe certains rapports qui sont utilisés souvent, ils peuvent être planifiés pour accélérer la collecte d'informations et la prise de décision.
5. Améliorer l'analyse
Analysez les résultats des formations et identifiez les tendances qui se dégagent des données en générant des rapports détaillés à partir des informations stockées dans le système de gestion des dossiers de formation. Par exemple, si les résultats d'une formation indiquent qu'un tiers des collaborateurs a obtenu une note inférieure à 75% pour un module de formation, on peut en déduire que l'entreprise a besoin d'un accompagnement supplémentaire sur ce sujet.
6. Offrir plusieurs points d'accès
L'utilisation généralisée de la technologie signifie que les gens passent plus de temps sur des appareils connectés à Internet, tels que les téléphones portables, les tablettes et les ordinateurs portables. Un système de gestion des enregistrements de formation est compatible avec tous ces appareils, améliorant grandement l'accessibilité des enregistrements pour les employés et les administrateurs.
7. Réduire les coûts opérationnels
La collecte, le suivi et la modification manuels des enregistrements nécessitent des ressources sous forme de salaires et de temps des employés. Un TRMS réduit le temps et les efforts nécessaires à la gestion des enregistrements de formation, permettant ainsi à une entreprise d'utiliser ces ressources ailleurs.
8. Améliorer la sécurité des enregistrements
Un système de gestion des dossiers de formation n'est accessible qu'aux utilisateurs autorisés, les administrateurs ayant le pouvoir de choisir qui peut accéder à quelles parties du système, ce qui rend les données des employés plus sécurisées.
Un autre avantage en matière de sécurité d'un TRMS est que moins d'informations sensibles sont facilement disponibles dans le monde. Pas besoin d'imprimer, de distribuer, de collecter et de détruire, car tout est conservé dans le système.
9. Réduire l'empreinte physique
Le classement papier prend de la place physique dans un bureau. Non seulement un TRMS élimine les exigences de stockage des dossiers de formation papier, mais il offre également une capacité de stockage exponentiellement plus grande. Conservez plus de dossiers pendant de plus longues périodes tout en occupant un espace supplémentaire insignifiant.
10. Travailler vers la durabilité
Que la société se fixe ou non des objectifs de durabilité, la numérisation des processus à l'aide d'un système de gestion des registres de formation réduit la quantité de papier à acheter, à utiliser et à éliminer.
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