5 conseils pour choisir le meilleur système de gestion des enregistrements de formation en 2022
Garder vos registres de formation à la sécurité en ordre apporte de nombreux avantages. Tout d'abord, vous pouvez facilement savoir quels cours ont été suivis par chaque employé. Lors de l'attribution de tâches comportant des risques, vous pouvez facilement trouver des travailleurs qualifiés. Un dossier de formation clair est également utile lors d'un audit de sécurité, car vous pouvez démontrer que votre personnel est formé comme l'exigent les réglementations locales.
Si votre entreprise est petite, une feuille de calcul Excel pourrait suffire pour gérer vos dossiers de formation. Cependant, cette tâche devient plus difficile à mesure que votre effectif s'agrandit : la saisie des données peut prendre de nombreuses heures et les erreurs humaines sont plus probables. Avec un système dédié Système de gestion des dossiers de formation ou TRMS, vous pouvez facilement gérer ces données dans une grande organisation.
Les technologies et réglementations en matière de sécurité évoluent constamment, et votre entreprise ne peut suivre qu'un programme de formation bien organisé. Nous aborderons ici 5 facteurs importants à considérer lors de la comparaison des systèmes de gestion des dossiers de formation en 2022.
Automatisation des tâches
Lorsque vous utilisez des tableurs pour gérer la formation en matière de sécurité, de nombreuses tâches doivent être effectuées manuellement. Il s'agit notamment de la saisie de données, de la mise à jour des enregistrements, de l'envoi de messages et de la création de rapports. Cependant, un bon système de gestion des enregistrements de formation (Training Record Management System) ou un logiciel de gestion de l'apprentissage (Learning Management Software) peut automatiser ces tâches pour vous.
Dans une grande organisation, un TRMS peut vous faire économiser de nombreuses heures de travail répétitif. Vous pouvez également oublier de mettre à jour les enregistrements manuellement chaque fois qu'il y a un nouveau cours, car le logiciel le fait automatiquement. En cas d'audit de sécurité inattendu, toutes les informations de formation seront à jour. Lorsqu'un certificat de formation est sur le point d'expirer, vous recevez une notification automatique pour le faire renouveler à temps. L'automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'éviter les situations stressantes !
L'automatisation peut également être utilisée pour des tâches plus complexes. Par exemple, vous pouvez utiliser un LMS pour créer automatiquement des programmes de formation, en fonction des responsabilités de chaque employé et des cours disponibles. Vous pouvez également configurer des rapports automatiques qui sont mis à jour à intervalles réguliers et envoyés aux responsables et superviseurs à chaque mise à jour.
2) Rapports et analyses intelligents
Les ordinateurs peuvent comprendre les données brutes facilement, mais nous, humains, devons d'abord organiser l'information en tableaux et en indicateurs. La préparation des rapports est une autre tâche qui peut prendre beaucoup de temps à vos responsables de la sécurité, mais un TRMS peut les générer automatiquement en quelques secondes. Vous pouvez également personnaliser ces rapports en fonction des besoins de votre entreprise.
Ces rapports automatisés offrent de nombreux avantages : ils peuvent vous aider à trouver des lacunes de formation qui ne sont pas évidents en examinant les données brutes, ou vous pouvez suivre les progrès des cours récemment attribués, pour ne citer que deux exemples.
3) Matrice de formation en ligne
Outre l'automatisation, une matrice de formation en ligne est l'une des fonctions les plus utiles que vous puissiez avoir dans un système de gestion des dossiers de formation. Au lieu de sélectionner des cours individuellement pour chaque employé, vous pouvez utiliser une table intelligente qui les attribue automatiquement.
• Avoir une matrice de formation est utile pour l'ensemble de votre organisation, car vous pouvez y ajouter n'importe quel rôle : électriciens, soudeurs, opérateurs d'engins lourds, etc.
• Sur la base des compétences requises dans chaque emploi, la matrice de formation peut charger la liste complète des cours disponibles, créant ainsi un programme personnalisé pour chaque employé.
À terme, vous disposerez d'une matrice de formation qui couvrira tous les rôles de votre organisation. Vous pouvez également personnaliser les exigences de formation par ville, en respectant les réglementations de sécurité de chaque juridiction. Une matrice de formation en ligne est particulièrement utile lors de l'embauche de nouveaux employés : il vous suffit d'ajouter leur rôle et leur emplacement, et la matrice générera un programme de formation répondant aux exigences locales.
4) Importation en masse
Pour une petite organisation utilisant une feuille de calcul Excel, la saisie de données est une tâche rapide et simple. Cependant, l'ajout de nouveaux enregistrements et la mise à jour de ceux existants peuvent représenter un travail à temps plein (que personne ne souhaite) dans une grande entreprise. Le téléchargement en masse est une fonctionnalité formidable à avoir dans un système de gestion des enregistrements de formation, car il permet d'économiser des heures et des heures de saisie de données.
Lorsqu'une grande entreprise multinationale a besoin de télécharger des milliers de dossiers de formation ou de certificats, la valeur des téléchargements en masse est évidente. Ces informations peuvent également être filtrées et organisées en bloc, ce qui permet de gagner beaucoup de temps.
5) Essayer gratuitement
Pouvoir essayer un système de gestion des ressources de formation (TRMS) avant votre achat est une fonctionnalité utile, car vous pouvez vous assurer que le logiciel répond aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez vous familiariser avec l'interface et les fonctionnalités avant votre achat, et vous pouvez voir dans quelle mesure il s'intègre à vos autres applications et logiciels. La dernière chose que vous voudriez est d'acheter un logiciel coûteux sans l'essayer, pour découvrir ensuite qu'il ne convient pas à votre entreprise.
Résumé
Avec un système de gestion des enregistrements de formation (TRMS), votre entreprise peut gérer les données de formation avec une efficacité impossible avec de simples feuilles de calcul. Les tâches répétitives comme la saisie de données sont automatisées, vous pouvez générer des rapports à partir de grandes quantités de données en un instant, et vous pouvez identifier plus facilement les lacunes en matière de formation. Cependant, vous devez choisir un TRMS qui inclut réellement ces fonctions, sinon votre service de formation devra toujours faire face à des tâches répétitives et à des rapports chronophages.
