Passez au tout numérique ou payez pour la tradition

Devrions-nous passer au tout numérique ?

Le papier est spectaculaire quand on observe toutes ses utilisations. C'est seulement lorsque nous le comparons à des systèmes logiciels interactifs que nous commençons à voir ses limites.

Par exemple, lorsque le Murry Hill Medical Group a remplacé son système de dossiers médicaux électroniques par un logiciel, il a réalisé une économie de $238 000 par an. (Neurologie clinique). Cependant, il n'est pas toujours facile de changer, alors aujourd'hui nous aimerions passer en revue quelques faits et quelques solutions qui ont aidé les entreprises à considérer le changement comme le choix pragmatique.

Dans le paysage commercial actuel, il y a de nombreux obstacles et difficultés à surmonter. Nettement plus qu'il y a, disons, soixante ans. Avec les exigences croissantes en matière de conformité, viennent des montagnes de preuves et de documents de vérification. Avec ces documents, il faut du stockage, de l'administration et la capacité de déplacer ces documents si nécessaire.

Ces coûts, dans le passé, étaient considérés comme le prix à payer pour faire des affaires et on s'attendait à ce qu'ils soient compensés par les revenus. Cependant, maintenant que nous en savons plus, que cela soit compensé ou non, devrions-nous continuer à fonctionner de cette manière ? Surtout avec le déluge de nouvelles lois sur la sécurité et l'environnement chaque année. Ces lois exigent toutes leur propre preuve de conformité, leur propre diligence raisonnable et leur propre océan de paperasserie. Les entreprises peuvent-elles prospérer avec les méthodes traditionnelles ?

Voyons sous un autre angle, une fois qu'une chose est numérique, il devient plus facile de la transporter, de la manipuler et de l'intégrer. Cependant, la mise en œuvre du logiciel peut être difficile au départ, et les coûts initiaux peuvent sembler élevés s'ils ne sont pas soigneusement comparés aux économies réalisées. C'est pourquoi il est crucial de prendre la bonne décision au début pour garantir un retour sur investissement.

Malgré les obstacles initiaux, de l'intégration à la conformité, une fois que vous passez au tout numérique, vous ne regretterez pas.

Le journal d'aujourd'hui

Le principal défaut du papier est son incapacité à être transmis sous sa forme mutable. Tandis que formulaires numériques et les données peuvent être envoyées dans le monde entier en un clic. Les ramifications de ce fait sont incroyables quand on pense à l'argent que coûte l'envoi d'une lettre et à tout ce que la manipulation de ce document implique.

Un formulaire numérique est meilleur à tous égards. Surtout si l'on considère que l'on pourrait créer une copie papier du formulaire numérique si on le souhaitait vraiment. Donc les formulaires numériques sont :

Bien, passons au zéro papier…

Avant de plonger dans l'éther numérique, il y a beaucoup de choses à considérer lors du choix d'un logiciel. Vous devez considérer :

De quoi avons-nous besoin de papier
De quelles fonctionnalités avons-nous besoin
Un calcul approximatif du retour sur investissement

De quoi ai-je besoin ?

Certaines entreprises utilisent peu ou pas de papier, et il faudrait considérer combien vous dépensez par an en fournitures de bureau et combien de votre personnel est mobilisé dans le processus. Vous pourriez constater que cela ne vaut pas la peine d'apporter des changements majeurs à vos méthodes à ce stade. Cependant, cela est peu probable compte tenu des besoins croissants de la plupart des gouvernements et des preuves de conformité aux réglementations de sécurité et aux lois environnementales qu'ils attendent normalement.

Alors, avant de commencer, tout d'abord, déterminez ce qui consomme le plus de papier dans votre bureau. Par exemple, la santé et la sécurité sont devenues extrêmement proactives, attendant des travailleurs qu'ils suivent une myriade de cours prouvant qu'ils ont l'esprit en place pour chaque tâche. Vous pourriez commencer par là. Si tous vos employés ont leur certification sauvegardée numériquement, vous n'avez aucune raison de consacrer des classeurs à leurs attestations. Non seulement vous gagnez de l'espace et du temps, mais vous économisez également de l'argent en transférant ces documents là où ils sont requis.

Ce n'est qu'un exemple qui pourrait vous coûter des milliers. Vous devez examiner attentivement chacun de ces problèmes avant de choisir votre logiciel, car beaucoup peuvent faire bien plus que simplement stocker des informations d'identification.

L'une des grandes choses avec le logiciel est sa capacité à interagir avec d'autres facettes de votre organisation et de vos programmes. Choisir un logiciel capable d'harmoniser vos tâches et même de les suivre en conséquence est donc essentiel dès le départ. Sinon, vous finirez par avoir des gens qui transfèrent des données à l'ancienne, ce qui entravera les véritables avantages autonomes du numérique.

Fonctionnalités à rechercher lors du passage au tout numérique

Un bon point de départ pour choisir un logiciel est de vérifier sa sécurité. Pour garantir cela, vous n'avez pas besoin de devenir un informaticien, il vous suffit de choisir un produit conçu par l'un d'entre eux. Ainsi, avant d'établir une liste restreinte, il est prudent de comprendre certaines caractéristiques ou expressions clés de l'industrie liées au contrôle, à l'autorité et à la sécurité. Ce sont toutes des caractéristiques que les agences gouvernementales vérifient pour valider vos audits, systèmes et signatures.

Pistes d'audit

Les pistes d'audit sont conçues pour laisser une trace de vos informations dans tout votre système. Elles laisseront des traces partout où votre document aura interagi. Permettant aux auditeurs de vérifier l'authenticité du document et d'exclure toute falsification ultérieure.

Système clos

Un système informatique fermé fait référence à un système qui ne peut pas être falsifié par plus que les administrateurs du système, tel qu'un programme antivirus, ou notre système de classement en nuage dans notre SIG. Alors qu'un système ouvert est quelque chose qui peut être modifié par d'autres produits, logiciels, matériel et utilisateurs, comme un ordinateur personnel. Ainsi, si vous voyez le terme système fermé, vous saurez qu'il fait référence à un système plus sécurisé par conception. Par conséquent, il a beaucoup plus de légitimité aux yeux de la plupart des organes directeurs, car ils savent qu'il ne peut pas être facilement falsifié par d'autres logiciels.

Signatures électroniques

Les signatures électroniques sont des signatures numériques. Comme tout ce qui est numérique, les signatures électroniques doivent remplir de nombreuses conditions pour être considérées comme légitimes. Vous devez vous assurer que le logiciel que vous choisissez répond aux exigences habituelles en matière de signatures électroniques. Pour en savoir plus sur la réglementation gouvernementale relative aux signatures électroniques, visitez notre blog sur Exigences de la FDA pour le dépôt électronique.

Fermez le livre en papier

Le papier nous a fait avancer, et avant cela, il y avait l'écriture cunéiforme (un système d'écriture ancien gravé dans des tablettes d'argile). Cependant, à l'instar des tablettes, le papier nous freine depuis longtemps.

Il ne s'agit pas seulement du poids, mais de la transmission, du stockage et des personnes dont nous avons besoin pour faciliter le support obsolète. C'est tout simplement trop, et il est difficile de calculer combien la facilitation du papier coûte aux industries, chaque entreprise étant différente, mais il y a de l'argent à économiser et donc à gagner dans presque toutes les industries.

Alors demandez-vous, pour tout ce que vous faites au travail : Est-ce que cela nécessite vraiment du papier, ou pourrions-nous automatiser cela ?

Nishant

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