Comment tenir à jour les enregistrements de formation en milieu de travail
Quel que soit le secteur d'activité de votre entreprise, la formation jouera un rôle clé pour garantir le bon déroulement de vos opérations. C'est particulièrement vrai dans des secteurs tels que la construction, l'exploitation minière, le pétrole et le gaz, ou les transports. Une formation de bonne qualité et approfondie est essentielle pour disposer d'une main-d'œuvre composée d'employés compétents et qualifiés, capables de remplir leurs fonctions en toute sécurité et efficacité. Mais comment suivre les besoins de formation de votre entreprise ? Cela dépend souvent de la taille de votre organisation. La manière dont une petite entreprise familiale organise ses registres de formation, par exemple, sera probablement très différente des méthodes utilisées par une multinationale. Cependant, certains principes centraux restent les mêmes, quelle que soit la taille, le chiffre d'affaires ou le nombre d'employés inscrits.
Il est impératif de savoir quelle formation un employé a suivie. Des certificats appropriés doivent être conservés et facilement accessibles lorsque requis. La plupart des formations ont une date d'expiration et suivre les exigences de l'entreprise et les exigences légales est une nécessité pour éviter les accidents et maintenir une main-d'œuvre sûre et efficace. Si vous êtes une petite entreprise, vous gérez peut-être encore ce processus à l'aide d'une feuille de calcul. Cependant, la gestion des dossiers de formation de cette manière présente de nombreuses limites et risque de manquer des exigences. Système de gestion des dossiers de formation (TRMS) est un logiciel basé sur le cloud qui gère vos dossiers de formation sur votre lieu de travail. Que vous employiez 20 ou 2000 personnes, un TRMS peut vous aider à suivre les dossiers de formation et les certificats.
Voici quelques-unes des meilleures façons de tenir à jour vos dossiers de formation en milieu de travail…
1. Numérisez vos documents
Le stockage de documents papier occupe beaucoup d'espace et nécessite un temps considérable pour les classer correctement. La recherche manuelle de documents spécifiques dans plusieurs classeurs sur demande peut faire perdre des heures précieuses à l'entreprise. Des heures ont souvent été perdues à retrouver des documents critiques qui avaient été mal classés ou complètement égarés. La numérisation de vos documents garantit que les fichiers ne sont pas égarés et sont accessibles à la demande. Le stockage de tous les dossiers et documents dans un système basé sur le cloud vous permet d'économiser de l'argent sur l'espace et le temps généralement consacrés au stockage papier physique. Des fonctions de recherche sophistiquées peuvent localiser et produire un document en quelques frappes, et l'utilisation d'un système de stockage en ligne signifie que vous pouvez accéder à ces informations depuis votre PC, votre ordinateur portable ou votre appareil mobile.
2. Automatiser
L'un des principaux inconvénients de l'utilisation d'une feuille de calcul pour les dossiers de formation de votre entreprise est le temps considérable qu'il faut pour s'assurer que les exigences sont satisfaites et à jour. Chaque employé a des besoins de formation spécifiques. Ignorer une exigence, ou une expiration, peut entraîner des conséquences graves si un accident évitable se produit. L'automatisation de l'ensemble du processus élimine ce risque. Une matrice de formation permet d'enregistrer tous les rôles de votre organisation et de les croiser avec les types de formations et d'orientations requis pour chaque rôle. Un système automatisé attribuera la formation requise aux personnes concernées, garantissant ainsi que chaque employé de votre organisation, petite ou grande, dispose des exigences nécessaires pour procéder en toute sécurité. Les dates d'expiration peuvent être suivies et les superviseurs et les employés peuvent être informés des dates d'expiration à venir et se voir attribuer automatiquement la formation.
3. Utiliser les fonctions de reporting
Tout système de gestion de la formation performant sera doté de fonctionnalités de reporting robustes. Il est essentiel de pouvoir produire des rapports visuels rapidement et facilement pour avoir un aperçu des lacunes en matière de formation. Les rapports d'analyse des écarts aident à identifier toute formation en suspens afin qu'elle puisse être facilement ajustée. D'un point de vue plus large, cela peut souligner s'il y a des problèmes avec des formations non terminées dans des départements ou des sites spécifiques. L'accès à des rapports détaillés et personnalisés est inestimable et peut identifier les lacunes en matière de formation et les domaines où vous dépensez trop en formation. Cela vous permet de réorienter les ressources là où elles sont le plus nécessaires.
4. Système de gestion des dossiers de formation
A TRMS gère tous les besoins de formation dans un seul système. Il s'agit d'un logiciel basé sur le cloud qui vous permet de numériser rapidement vos enregistrements existants grâce à un téléchargement en masse. Toutes les informations dont vous avez besoin concernant la formation se trouveront en un seul endroit, accessible de n'importe où. Il automatise les processus qui sont ordinairement très longs, tels que l'identification de qui a besoin de quelle formation, quand ils l'ont terminée, ou quand elle est expirée. Les fonctions de reporting vous permettent de produire des rapports détaillés personnalisés pour avoir un aperçu de la formation de votre entreprise. Une personne désignée sera toujours nécessaire pour superviser la formation de votre entreprise, cependant un TRMS permet à chacun de partager la responsabilité en téléchargeant des certificats, en recevant directement des notifications d'expiration et en terminant rapidement les formations auto-attribuées.
La tenue des registres de formation en milieu de travail est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. Que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale, vous devez suivre les besoins de formation et vous assurer que toutes les exigences légales sont respectées. La numérisation de vos registres élimine le besoin d'espace physique et permet de gagner du temps administratif pour le classement et la localisation des documents. L'automatisation de ce processus garantit que les dates d'expiration ne sont pas manquées et que la formation pertinente des employés peut être attribuée. Les fonctions de reporting vous permettent d'identifier les lacunes ou les dépassements de budget qu'un employé désigné peut ajuster. Un système de gestion des registres de formation combine toutes ces fonctionnalités importantes en un seul système en ligne et simplifie le processus. La tenue des registres et certificats de formation est essentielle au fonctionnement d'un lieu de travail sûr et efficace.
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