Gestion de la formation et des dossiers de sécurité des employés
Meilleures pratiques pour la gestion des dossiers de formation et de sécurité des employés
La formation et le développement des employés sont une partie importante de toute entreprise. À mesure qu'une entreprise se développe, il est important de s'assurer que le processus utilisé pour gérer les besoins de formation de chaque employé, les dates d'expiration, les certificats, les résultats de formation, etc., devient de plus en plus efficace pour gérer la complexité croissante. Des registres de formation méticuleux et bien organisés sont encore plus importants dans des secteurs comme la construction, le pétrole et le gaz, le transport et l'exploitation minière, où une formation de sécurité potentiellement vitale est nécessaire avant qu'un employé ne puisse mettre un pied sur un chantier.
Voici deux des meilleures pratiques actuelles pour gestion des dossiers de formation des employés à petite, moyenne et grande échelle.
Numériser
Avec les ordinateurs omniprésents dans nos vies professionnelles et l'utilisation généralisée de serveurs distants basés sur le cloud sauvegardés, les raisons de conserver des dossiers de formation papier s'évaporent rapidement. Des téraoctets d'informations sur les employés qui, sous forme papier, auraient rempli d'innombrables classeurs, sont maintenant stockés sur des disques durs de la taille d'un pouce au poing qui peuvent être consultés depuis n'importe où dans le monde avec une connexion Internet.
La recherche d'un enregistrement ou d'un employé spécifique prend maintenant quelques secondes au lieu de nécessiter un passage à la salle des archives de votre siège social où il fallait trier les dossiers organisés par ordre alphabétique qui pouvaient facilement être égarés ou mal classés.
Presque toutes les formes, avec des exigences de fonctionnalité sans cesse croissantes, peuvent être reproduites à l'aide de logiciels de formulaires numériques. Vous pouvez créer des formulaires complexes évaluations des risques, formulaires de validation des compétences, Audits du COCI, la liste est presque infinie. Et lorsqu'une petite modification inévitable est nécessaire à l'un des formulaires, vous pouvez simplement la modifier dans le modèle en ligne de votre entreprise plutôt que d'avoir à réimprimer des milliers de nouveaux formulaires et à détruire les anciens qui avaient été imprimés mais pas encore utilisés.
Transférer vos formulaires, dossiers, fichiers et enregistrements en ligne est l'un des meilleurs moyens de gagner en efficacité dans la gestion de votre formation et de vos registres.
Automatiser
Lorsqu'une entreprise compte 1 à 25 employés, il est relativement simple de tenir à jour une liste des enregistrements de formation dans une feuille de calcul, y compris les dates d'expiration et les liens vers les PDF de certificats. Cependant, à mesure qu'une entreprise se développe et que le nombre d'employés atteint 50, 100, 1000, voire 10 000 et plus, organiser manuellement la formation dans une feuille de calcul devient une tâche herculéenne.
La meilleure façon d'éviter que la gestion des enregistrements de formation n'accable vos professionnels de la sécurité ou des RH est d'investir dans un système qui permet un niveau élevé d'automatisation à l'aide d'outils tels qu'un système de gestion de l'apprentissage, système de gestion des dossiers de formation, Matrice d'entraînement, et formulaires de sécurité numérique une manière à ce qu'ils fonctionnent ensemble et communiquent de manière transparente.
Avec le logiciel de matrice de formation systèmes en place aujourd'hui, vous pouvez rapidement ajouter chaque rôle de votre entreprise à la matrice et identifier toutes les exigences de formation nécessaires pour ce rôle, des comptables aux soudeurs. Lorsque cette matrice de formation est intégrée à un système de gestion de l'apprentissage, chaque fois que vous embauchez un nouvel employé et que vous l'ajoutez au système avec un rôle, il recevra automatiquement la liste des formations en ligne et les matériaux dont elles auront besoin pour l'achever. Elle permettra également des notifications et des rapports d'expiration afin que chaque superviseur puisse rester informé des exigences de formation pour son équipe.
Bien que la formation et les registres de formation continueront d'être requis dans chaque entreprise et pour chaque emploi, la manière dont nous dispensons la formation et gérons les registres évolue rapidement, et c'est le moment idéal pour commencer à aligner votre entreprise sur certaines des meilleures pratiques qui vous aideront à rester compétitif.
