5 astuces pour choisir le meilleur système de gestion de dossiers de formation en ligne en 2021
Choisir le meilleur système de gestion des dossiers de formation
Aujourd'hui, avec des normes industrielles et des réglementations en constante évolution, la gestion des dossiers de formation des employés est une pratique courante et nécessaire. Une formation et une certification adéquates pour les employés sont essentielles et doivent être accessibles. Naturellement, les entreprises ont souvent eu recours à Excel pour accomplir cette tâche. Mais le suivi de la formation de vos employés via des tableurs présente de sérieux inconvénients – la saisie des données est longue et sujette aux erreurs. L'utilisation d'un système de gestion des dossiers de formation, cependant, peut atténuer les défis liés au suivi des dossiers et certificats de formation des employés. Examinons 5 des facteurs les plus importants pour sélectionner le meilleur logiciel de gestion des dossiers de formation en ligne de 2021.
Automatisation de premier ordre
Lorsqu'on envisage un système de gestion des dossiers de formation ou Logiciel de gestion de l'apprentissage, l'automatisation est de loin la fonctionnalité la plus importante. Vous vous demandez pourquoi ? Eh bien, elle supprime le stress de devoir saisir des rappels pour les enregistrements de formation et les certificats expirés. Souvent, cette tâche est négligée. Un système de gestion des enregistrements de formation doté d'une automatisation efficace peut gérer vos enregistrements de formation et empêcher les expirations. Vérifiez toujours si un système de gestion des enregistrements de formation peut planifier automatiquement des rapports à intervalles spécifiques – par exemple, hebdomadaires ou mensuels – avant de choisir un logiciel. Ainsi, vous saurez que les bonnes personnes sont mises à jour régulièrement et de manière cohérente. Un logiciel performant devrait être capable d'attribuer automatiquement une formation à un employé lorsque son enregistrement de formation existant expire, afin d'éviter des lacunes dans les certifications. Une automatisation de premier ordre peut faire économiser du temps et des ressources à votre entreprise tout en garantissant que vos employés sont à jour.
2. Rapports complets
Une autre caractéristique importante d'un système de gestion des dossiers de formation est une fonction de reporting complète. En générant des rapports détaillés et personnalisés, vous pouvez tenir les membres pertinents de votre équipe informés de toute exigence de formation. Vous devez savoir qui a manqué une formation ou qui est en retard pour une formation ? L'analyse des écarts résout ce problème en vous permettant de suivre toute formation pour n'importe quel employé. En identifiant qui que ce soit dans besoin de formation, une analyse des écarts peut générer un rapport complet sur la formation nécessaire afin qu'aucun employé ne soit laissé pour compte.
3. Matrice de formation robuste
Un robuste Matrice d'entraînement vous offre la liberté de personnaliser la formation de tous vos employés, quel que soit leur métier. Cette liberté est offerte par la possibilité de lister tous les rôles – par exemple, électricien, charpentier ou maçon – puis d'assigner des sujets de formation individualisés requis pour chacun. Un système de gestion des dossiers de formation produira alors un matrice de formation qui couvre automatiquement tous les rôles de votre entreprise. Comme vous le savez, les exigences de formation varient d'une juridiction à l'autre – un système robuste de gestion des dossiers de formation personnalise vos besoins de formation pour chaque juridiction. Non seulement en fonction de l'emplacement, mais vous pouvez également spécifier où suivre la formation et le type de prestation de formation pour chaque sujet. Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise, il vous suffit d'ajouter son rôle et son emplacement au système et celui-ci s'occupe du reste. Le système créera automatiquement un plan de formation pour le nouvel employé, ce qui vous fera gagner un temps précieux.
4. Téléversements massifs
Le meilleur système de gestion des enregistrements de formation permet des téléchargements massifs rapides et efficaces, économisant des heures de saisie de données fastidieuse. Avec un système de premier ordre, vous avez le contrôle sur la création de comptes utilisateurs, l'importation de milliers d'enregistrements de formation, et récompenser les employés avec les certificats directement téléchargés dans le système. Tout cela peut être réalisé en quelques minutes. Après un téléchargement en masse, vous pouvez manipuler davantage les données dans divers champs, tels que le nom, le cours de formation ou la date d'expiration. En faisant simplement glisser et déposer l'image directement sur l'enregistrement, vous pouvez vous assurer que chaque employé a reçu son certificat de réussite.
5. Essayez-le gratuitement
S'inscrire à un système de gestion des dossiers de formation peut être une décision importante. Par conséquent, il est important que vous ayez la possibilité d'essayer le logiciel pour voir s'il convient à votre entreprise. Système de gestion des enregistrements de formation de premier ordre Le fournisseur vous permettra toujours de jouer dans son “ bac à sable ” et vous donnera une idée de son fonctionnement. Les fournisseurs qui n'ont pas confiance en leur logiciel seront réticents ou refuseront de vous laisser le tester gratuitement. La plupart des entreprises de logiciels de confiance proposent des essais gratuits de leurs systèmes avant que vous ne vous engagiez à les acheter.
En résumé
A Système de gestion des dossiers de formation transforme immédiatement la manière dont vous gérez et suivez vos dossiers de formation. En un seul endroit, vous pouvez rassembler et recouper des données, suivre les affectations de formation, fournir des certificats d'achèvement et tenir automatiquement tous les employés à jour sur leurs formations requises. Il est cependant important de choisir le bon système de gestion des dossiers de formation pour votre entreprise, alors profitez des essais gratuits proposés pour décider quel système conviendra le mieux à votre organisation.
