Comment utiliser une matrice de formation et pourquoi elle est importante
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou le secteur dans lequel elle opère, la formation de vos employés peut avoir un impact puissant sur l'avancement de votre entreprise. La formation des employés doit aller bien au-delà de l'orientation de base ; en fait, un programme de formation bien géré pourrait durer aussi longtemps qu'un employé reste dans votre entreprise. Si vous souhaitez augmenter l'efficacité, améliorer la rétention des employés et même économiser de l'argent sur les coûts de formation, il est temps de parler de la façon dont les grandes entreprises automatisent leur formation avec une matrice de formation.
Explorez cet article :
- Comment utiliser une matrice de formation et pourquoi elle est importante
- Comment fonctionne une matrice de formation
- Logiciel vs. tableurs
- À quoi ressemblerait une application concrète d'une matrice de formation ?
- Quels employés bénéficieraient d'une matrice de formation ?
- Ce qu'une matrice de formation pourrait faire pour votre organisation
- Le repas à emporter
Comment fonctionne une matrice de formation
L'un des principaux objectifs d'une matrice de formation est de combler l'écart entre les compétences réelles et les compétences requises de vos employés. Elle fonctionne en alertant automatiquement votre administration ou vos employés des formations dont ils ont besoin. Si vous la combinez avec un LSystème de gestion des apprentissages et Système de gestion des dossiers de formation, vos employés seront même informés des cours qu'ils doivent rectifier. Ils pourront ensuite les rectifier au moment de leur choix.
Quand vous avez une matrice d'entraînement entièrement intégrée, votre :
- La sécurité est améliorée – Une matrice de formation peut alerter automatiquement le personnel des exigences de formation manquantes, libérant ainsi les tâches administratives
- La conformité est satisfaite – Une matrice peut vous indiquer les qualifications requises pour le pays dans lequel vous travaillez et être adaptée au site de travail, vous donnant plus de détails sur les sites de travail.
- Les points faibles sont identifiés – Cela pourrait concerner l'élaboration de stratégies, la formation et la certification du personnel, etc. Les domaines de l'organisation qui nécessitent des ressources supplémentaires ou un développement sont également indiqués.
- Les points forts sont mis en évidence Même lorsque vous êtes en train d’identifier les points faibles, vous devriez également établir les forces des membres de votre équipe. Cela vous donne une base plus solide pour les changements qui seront apportés plus tard.
- Les attentes sont clarifiées – Une fois que les membres de l'équipe savent non seulement ce qu'ils peuvent faire, mais aussi ce qu'on attend d'eux, tout le monde peut travailler ensemble plus efficacement car ils sont sur la même longueur d'onde.
Logiciel vs. tableurs
Si vous aimez l'approche DIY, vous pourriez avoir envie de commencer avec une matrice de formation basée sur des feuilles de calcul. Après tout, les logiciels de matrice de formation ne fournissent-ils pas aussi des feuilles de calcul détaillées ? Bien sûr – mais le logiciel peut aller bien plus loin.
Les logiciels de matrice de formation regroupent toutes vos informations en un seul endroit, et les changements de statut sont mis à jour automatiquement. Vous pouvez accéder aux données des employés en temps réel, quelle que soit la partie de l'entreprise d'où elles proviennent. Cela fonctionne aussi dans l'autre sens : les employés peuvent se voir attribuer automatiquement des cours de formation, des formulaires numériques et des dossiers, et plus encore, en fonction de leur poste et de leur emplacement.
Si vous décidiez d'utiliser une feuille de calcul, vous pourriez rencontrer des problèmes de versions contradictoires, de données obsolètes ou manquantes, ou d'erreurs de saisie de base. C'est aussi tout simplement plus de travail. Une matrice de formation complète contient une tonne de données, ce qui pourrait se traduire par des heures passées à mettre à jour la feuille de calcul chaque semaine.
À quoi ressemblerait une application concrète d'une matrice de formation ?
Imaginons qu'une entreprise gère une chaîne d'entrepôts à travers les États-Unis. Les installations sont utilisées pour stocker divers types de matériaux, de sorte que chaque équipe d'employés aurait besoin de son propre ensemble de certifications. Certaines équipes auraient principalement besoin de certifications de chariots élévateurs, tandis que d'autres devraient maintenir des certifications pour la manipulation de matières dangereuses. En plus d'obtenir leurs certifications initiales, les renouvellements ultérieurs ou les cours de recyclage devraient également être effectués à temps.
Un logiciel de matrice de formation suivrait toutes ces informations pour chaque employé, dans chaque entrepôt. Vous pourriez voir d'un coup d'œil quelles certifications un employé doit obtenir, lesquelles il possède, et quand il devra les renouveler (si applicable). La matrice de formation pourrait également identifier les employés qui bénéficieraient d'une formation supplémentaire, et mettre à jour les exigences de certification spécifiques à un lieu pour les employés qui déménagent dans un autre État.
Quels employés bénéficieraient d'une matrice de formation ?
Quels employés ne le voudrais pas tirer parti d'un Matrice d'entraînement? Vous n'avez pas à vous concentrer uniquement sur les compétences spécialisées ou les certifications ; tout employé, à tout niveau, pourrait bénéficier d'une matrice de formation. Il ne s'agit pas seulement de fournir le strict minimum de formation ; vous pouvez également utiliser une matrice de formation pour développer le potentiel professionnel de vos employés.
Ce qu'une matrice de formation pourrait faire pour votre organisation
Si vous ne savez pas comment utiliser une matrice de formation, vous n'êtes peut-être pas entièrement convaincu de ses avantages. C'est compréhensible, mais voici quelque chose à garder à l'esprit : une matrice de formation ne sert pas seulement à maintenir à jour les certifications de vos employés. Elle peut également avoir un impact positif significatif sur tout, de la satisfaction des employés à vos marges bénéficiaires. C'est là que passe l'action. L'utilisation d'une matrice de formation en vaut-elle vraiment la peine ? Les recherches disent oui.
Saviez-vous que la formation d’un remplaçant coûte environ 20% du salaire d’un employé touchant le salaire minimum ? Ce chiffre concerne une personne gagnant environ $40 000 par an ; plus le salaire d’un employé est élevé, plus son remplacement coûte cher. Même si votre taux de rotation du personnel se situe autour de la moyenne nationale, il s’agit là d’un coût que vous pourriez chercher à réduire à l’aide d’une matrice de formation.
Voici un autre fait : offrir des opportunités d'acquérir des compétences professionnelles supplémentaires peut aider améliorer les taux de rétention des employés. Si les employés ont le sentiment que leur entreprise investit en eux, ils sont plus susceptibles d'investir dans l'entreprise au lieu de chercher ailleurs.
Le repas à emporter
La décision d'utiliser un Matrice d'entraînement peut changer la donne pour presque toutes les entreprises. Cet outil peut vous aider à constituer une équipe plus agile et plus compétente, et à stimuler la croissance de votre entreprise pendant des années.
